Hôm nay mình nhận được comment của một bạn theo dõi mình trên Facebook mình. Bạn ấy nói rằng bản thân đang áp dụng cách “Theo dõi thói quen” mỗi ngày như mình đang làm, cũng như muốn mình gợi ý một số phần mềm hay ứng dụng có chức năng theo dõi thói quen và thấy được tuần này, tháng này đã tiến bộ hơn tháng trước bao nhiêu phần trăm khi duy trì những thói quen không.
Mình trả lời bạn ấy rằng có những thói quen mình có thể theo dõi chính xác tới từng con số như bước chạy, nhịp tim và số kilomet đã chạy bằng ứng dụng Google Fit. Còn những thói quen khác mình đang duy trì và tự bản thân theo dõi mỗi ngày như đọc, viết, học một cái mới thì mình lại chỉ sử dụng Notes trên iPhone về tính đơn giản, tiện lợi của nó cũng như đồng bộ với laptop mình đang sử dụng. Ngoài ra mình cũng luôn mang theo cả sổ và bút để ghi chép, đánh giá và tổng hợp những thông tin mình tiếp nhận trong một ngày từ sách, internet để phục vụ cho việc viết lách cá nhân lẫn các dự án đem lại thu nhập cho bản thân.
Lý do tại sao mình không sử dụng các ứng dụng có thể hỗ trợ cho công việc và thói quen như Evernote, Notion hay Google Doc và Drive chỉ đơn giản là mình đang muốn tối giản trong việc sử dụng công nghệ, thay vào đó là ghi chép thủ công nhiều hơn bằng ngòi bút lẫn bàn phím. Tất nhiên cách này của mình sẽ không thể chính xác đến từng phần trăm một như việc đo lường chạy bộ bằng Google Fit, cũng như bản thân mình phải dựa rất nhiều vào kỷ luật tự giác để có thể đảm bảo thời gian trong một ngày sẽ luôn được lấp đầy bằng các thói quen. Nhưng không chỉ dừng lại ở việc duy trì các thói quen tốt mà mình còn phải liên tục nâng mức tiến bộ của từng thói quen một trong mỗi ngày.
Ví dụ hôm nay mình đã viết được hơn 1000 chữ cho tiểu thuyết mới với chất lượng cao nhất. Vậy ngày mai mình sẽ phải làm gì để không chỉ duy trì được việc viết được 1000 chữ mà còn phải viết được 1200 hay 1500 chữ với chất lượng tốt nhất trong khoảng thời gian vốn chỉ có thể viết được 1000 chữ.
Làm được nhiều hơn cũng như có chất lượng tốt hơn trong khoảng thời gian ít hơn chính là lý do lợi ích không cần bàn cãi của việc theo dõi và đo lường sự hiệu quả mà những thói quen tốt đem lại cho chúng ta. Hiện tại có không ít những ứng dụng và phần mềm có thể giúp cho việc theo dõi trở nên dễ dàng và trực quan.
Nhưng với cá nhân mình thì để có thể nhận được những lợi ích của việc theo dõi thói quen thì việc sử dụng công nghệ chỉ là một phần nhỏ, yếu tố lớn nhất là mỗi người phải chủ động viết ra những mục tiêu và sắp xếp từng khoảng thời gian càng cụ thể, càng chi tiết thì mới có thể duy trì được việc theo dõi mỗi ngày trong suốt thời gian dài trước khi nhận được thành quả từ cách thức này.
Một điều cốt lõi dẫn tới việc bạn sẽ tiến bộ trong ngày hôm nay bao nhiêu phần trăm khi thực hiện các thói quen tốt lại dựa trên nền tảng bạn đã duy trì những thói quen tốt đó trong bao lâu, có nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hành, có phân tích những điểm tốt hay cần cải thiện của các thói quen tốt đó hay không. Vì thế, mình sẽ viết một chia sẻ khác chi tiết hơn trong thời gian tới, còn bài viết này mình sẽ chỉ nói đến lợi ích của việc theo dõi và đo lường thói quen.
Nói gì thì nói việc chúng ta phải chú tâm, để ý và liên tục quan sát lẫn đánh giá sự hiệu quả trong mỗi giờ làm việc hay học tập sẽ gây ra sự mệt mỏi và rút cạn kiên nhẫn của chúng ta. Điều bạn không thể kiểm soát được chính là những bất ngờ trong mỗi ngày ập tới mình làm ảnh hưởng đến từng khung giờ đã được chia ra và sắp xếp hợp lý cho mỗi công việc.
Khi có hơn hai vấn đề phát sinh thì chắc chắn việc thực hiện các thói quen mỗi ngày đều trở nên khó khăn và cần huy động một lượng ý chí hơn chứ chưa nói đến việc sẽ hiệu quả hơn cả ngày hôm qua, vốn là một ngày bạn không phải đối mặt với bất cứ vấn đề khiến đầu óc ngập trong căng thẳng nào.
Mình luôn gặp những vấn đề như thế trong mỗi ngày. Từ những việc vụn vặt cho tới một cuộc điện thoại của khách hàng kéo dài gần 1 tiếng 30 phút. Vì thế việc sắp xếp lại thời gian một cách nhanh chóng cần những công cụ tối giản như sổ tay và Note trên iPhone giúp mình phân chia lại thời gian và kiểm soát được tốt hơn trong những thời điểm phát sinh những việc ngoài dự kiến.
Mình cũng cho rằng mấu chốt để theo dõi và đo lường hiệu quả của thói quen đến từ khả năng tập trung và kiểm soát thời gian.
Như Cal Newport đã chỉ ra trong cuốn Deep Work một công thức đơn giản nhưng chính xác không thể bàn cãi là :
Chất lượng công việc = Thời gian làm việc X khả năng tập trung.
Nhưng để thực hiện được công thức này trong thực tế thì không hề đơn giản.
Đầu tiên mình sẽ chia sẻ cái gọi là thời gian làm việc.
Để có được nhiều thời gian cho công việc hay bất cứ vấn đề nào chúng ta đang thực hiện và giải quyết thì theo mình lại phụ thuộc vào To do list – danh sách công việc mỗi ngày của bạn. Việc lên danh sách là cần thiết nhưng nên linh hoạt chứ không cứng nhắc để có thể nhanh chóng tái sắp xếp những đầu việc cần làm trong những ngày phát sinh nhiều vấn đề hay chỉ đơn giản là tâm trạng bạn đang lao dốc không phanh vì cãi vã với người yêu. Khi nhìn vào danh sách đó, bạn sẽ biết phải làm gì, phải tập trung vào những mục tiêu trong ngày thay vì thả trôi theo cảm xúc hoặc bất cứ lý do nào khác.
Đối với mình, việc có một To do list mỗi ngày giúp cho mình không bị xao nhãng hay cuốn vào quá lâu trong những khoảng thời gian rảnh rỗi khi mình cho phép bản thân được thư giãn sau khi hoàn thành một đầu việc trong ngày. Ví dụ khi mình đã viết được 1000 chữ trong 60 phút thì mình sẽ cho phép bản thân lướt web hoặc chơi game 10 phút. Nhưng có những lần mình xem Instagram hay chơi game hơn 10 phút khiến cho sự tập trung vào bản thảo bị chệch ra khỏi Flow – dòng chảy tập trung và làm việc hiệu quả vốn có. Như thế mình sẽ phải huy động nhiều ý chí để đem bản thân trở lại với bản thảo đang viết, và tất nhiên là sẽ mất nhiều thời gian mới có thể trở lại mạch viết được. Hậu quả của sự xao nhãng này là:
1. Mình tốn thời gian cho những việc không quan trọng.
2. Mình tiếp tục tốn thời gian để khiến bản thân tập trung trở lại với công việc.
Cả hai sự lãng phí này có thể tránh được bằng một To do list. Việc có một danh sách công việc cần làm và viết chi tiết thời điểm thực hiện giúp mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Mình ước tính rằng mình sẽ có thêm ít nhất 60 cho tới 90 phút khi kiểm soát những khoảng thời gian thư giãn hiệu quả. Với lượng thời gian chắt chiu đó thì mình có thể sử dụng vào những việc đem lại lợi ích hơn như viết tiểu thuyết, đọc ebook, viết nhanh một ý tưởng hay sắp xếp công việc cho ngày mai. Và khi mình có thể kiểm soát thời gian dành cho những việc vô ích và chuyển giờ phút đó sang những gì đang làm thì sẽ đem lại những con số khi đo lường hay sự tiến bộ của các thói quen tốt mà mình đang duy trì.
Có lẽ cách mình phân tích và đang thực hiện đối với nhiều người giống như một quá trình hành xác trong mỗi ngày khi liên tục phải duy trì một sự chú tâm cao độ vào từng khoảnh khắc để đem lại hiệu quả cao nhất. Mình không phủ nhận đánh giá này, nhưng chúng ta đang nói đến việc tiến bộ mỗi ngày chứ không chỉ là duy trì những thói quen tốt. Ngay chính bản thân việc duy trì một thói quen tốt trong mỗi cũng đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và kỷ luật rồi. Nhưng để có được nhiều thời gian làm việc hơn cũng như hướng tới những sự tiến bộ hơn thì chào mừng bạn đến với sự điên rồ của việc theo dõi thời gian và thói quen.
Tiếp theo mình sẽ nói đến khả năng tập trung có ảnh hưởng đến thế nào trong cả kiểm soát thời gian lẫn chất lượng công việc.
Việc có thể hoàn toàn tập trung tâm trí mà không xao nhãng trong 1 tiếng đồng hồ không phải là mức cơ bản mà là ngưỡng tối đa với gần như tất cả mọi người hiện nay. Chúng ta dễ bị thu hút và phân tâm bởi internet và smartphone. Bạn có thể không vào facebook nhưng có những thứ cám dỗ khác như email hay tin nhắn cũng đủ phân tán sự tập trung của bạn.
Thậm chí trong môi trường làm việc, sự xao nhãng không chỉ ở mức độ cá nhân mà còn liên quan tới tập thể, điều này dẫn tới tình trạng đa số chấp nhận làm việc trong trạng thái mất tập trung từ mọi yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, cá nhân lẫn đội nhóm.
1 giờ siêu tập trung chỉ giải quyết được phần nhỏ công việc trong một ngày, còn 6 tới 7 giờ còn lại thì sự hời hợt và xao nhãng sẽ tạo ra rất ít thành quả với chất lượng không kém. Tập trung đối với 95% con người không phải là một khả năng bẩm sinh mà là phải trải qua quá trình rèn luyện thông qua những kỹ năng và thói quen tốt.
Đọc sách, học một ngôn ngữ mới, hạn chế thời lượng sử dụng internet, tập luyện thể chất chính là những lựa chọn rất tốt để rèn luyện khả năng tập trung. Còn trong thực tế, chúng ta sẽ chọn những thứ khác như internet, game, video giải trí, tin tức tầm phào và điều này dẫn tới hậu quả là mài mòn khả năng tập trung của bạn xuống mức thấp nhất.
Nói mãi cũng nhàm, nhưng một lần nữa mình vẫn phải nhắc lại rằng: để gia tăng năng tập trung nhằm kéo dài thời gian làm việc hiệu quả thì bạn phải bắt đầu từ 1,2 thói quen tốt.
Sau khi các thói quen tốt được duy trì trong một thời gian tương đối tự khắc khả năng tập trung của bạn sẽ được nâng cao.
Khi bạn có thể tập trung được trong một khoảng thời gian 6 tới 8 giờ thì sẽ tạo ra sự đột phá trong cả số lượng lẫn chất lượng công việc.
Vậy còn minh chứng và kết quả nào giá trị hơn những chính thành quả bạn tạo ra bằng kỷ luật trong việc theo dõi thời gian và thói quen của bản thân?
Và đây là công thức của mình trong việc liên tục tạo ra sản phẩm từ review sách, bài viết, dự án viết lách cho khách hàng, truyện ngắn và cả tiểu thuyết với số lượng nhiều hơn 2 năm trước rất nhiều gồm :
Sản phẩm + Sự tiến bộ trong thói quen = Duy trì những thói quen tốt X Lập danh sách việc phải làm X Ghi chép giờ phút cụ thể cho mỗi đầu việc X Tận dụng mọi thời gian trong ngày cho công việc cùng những thói quen X Hạn chế truy cập internet trong thời gian làm việc.
Mình duy trì những điều này trong mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng dù cho gặp bất cứ vấn đề hay công việc nào bất ngờ phát sinh. Nhưng mình vẫn chỉ là một con người bình với nhiều bất toàn.
Có những chuỗi ngày mình làm tốt và có những ngày mình không làm được 1,2 công việc trong To do list. Tuy nhiên việc viết ra vẫn cần thiết ngay cả khi mình không làm được. Điều đó nhắc nhở mình rằng để tiến bộ thì phải chấp nhận nhìn vào những hạn chế và sự lười biếng của bản thân. Đo lường và theo dõi thói quen không chỉ là ở mặt đi lên mà còn cả mặt đi xuống.
Và khi biết rằng mình vẫn chưa làm tốt thì có nghĩa là mình còn có cơ hội tiến bộ cũng như khả năng phát triển trong mọi mặt.
Bạn có thể không hoàn hảo nhưng bạn có quyền được phấn đấu và đi tới sự hoàn hảo đó bằng những nguồn lực bạn có trong tay. Đó có thể là những thói quen, sự kiên nhẫn hay khả năng tập trung trong mỗi giây phút của bạn.
Photo: IG