TO DO LIST CÓ THỰC SỰ HIỆU QUẢ HAY LÀ THỨ VÔ DỤNG?
To do list là một công cụ được rất nhiều người sử dụng để theo dõi những công việc cần làm trong ngày, tuần hay tháng, thậm chí là cả năm. Nhưng hiện tại, To do list đang bị kha khá các chuyên gia cho rằng đây là một công cụ không hiệu quả cũng như được đánh giá quá cao đúng như giá trị thật của nó khi phân tích chuyên sâu và đo lường thực tế.
Có rất nhiều lí do những bloger, người viết sách self-help, chuyên gia phát triển bản thân đưa ra để chứng minh là To do list là một công cụ vô dụng và ngớ ngẩn, còn mình thì nhìn nhận To do list không hiệu quả sau 8 năm thực hành vì 3 lí do cơ bản :
1.Mỗi ngày đều ẩn chứa nhưng công việc và sự việc phát sinh làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện To do list.
2.Chính những ai sử dụng To do list làm công cụ đo lường hiệu suất làm việc đang giới hạn khả năng của chính mình trong chuyện hoàn thành được bao nhiêu việc trong ngày.
3.To do list chẳng khác gì một bản báo cáo kế hoạch mỗi ngày hay hàng tháng khi đi làm ở công ty cả. Có thể viết và lên danh sách một cách chi tiết, rồi mọi chuyện được tiến hành với rất nhiều thay đổi, thậm chí là khác hoàn toàn so với kế hoạch ban đầu.
Cả 3 lí do này đều gặp phải một vấn đề: đó là người lập To do list không chủ động tính toán những sự thay đổi và tái cấu trúc lại danh sách việc cần làm trong thực tế. Vì thế với To do list này trong tay thì họ trở nên bị động và quá tải nếu đến cuối ngày những dấu tích xanh không xuất hiện trên To do list của mình. Nghiêm trọng hơn là một số người sẽ nảy sinh suy nghĩ tiêu cực rằng “Mình là một kẻ thất bại, một đứa chẳng làm được chuyện gì cả, có mỗi cái To do list mà không làm được”.
Nhưng To do list theo cách cơ bản nhất (Viết ra vài mục tiêu trong ngày và sau khi làm xong thì tích chữ V vào đó) thì vẫn nên được viết ra (đây là quan điểm của mình) dù nó nhiều vấn đề. Tuy nhiên thay vì chỉ là một danh sách bạn sẽ vạch một chữ lên đó thì To to list mỗi ngày cần phải bổ sung thêm:
-Chú thích cho lý do tại sao lại không làm được việc đó.
-Ghi chép lại cụ thể những khoảng thời gian trong ngày của bạn.
-Vạch ra những việc không nên làm ngay cả khi bạn đã hoàn thành xong toàn bộ những việc phải làm.
Bổ sung những việc có thể làm hoặc quay lại với những việc khác đem tới lợi ích cho bạn (ví dụ như đọc tiếp cuốn sách, gia tăng thời gian chạy bộ, học ngoại ngữ…)
Đây là cách mình áp dụng cho To do list của bản thân chứ không chỉ là một To do list đơn thuần, kiểu To do list vô tác dụng nhất.
LỢI ÍCH CỦA TO DO LIST MỖI NGÀY
Đối với mình thì To to list mỗi ngày là thứ công cụ đơn giản và mang tính cảnh báo với những ai không thể tập trung cũng như liên tục sao nhãng khỏi những việc cần hay phải làm trong một ngày.
Thứ nhất khi bạn viết ra được những gì phải làm là bạn đã ý thức về việc thời gian trong ngày bạn sẽ sử dụng như thế nào. Tất nhiên là chưa bàn tới việc có thực sự làm được hay không.
Thứ hai cho dù bạn không thể hoàn thành được hết những việc đó (nhiều khả năng là bạn không làm được đâu), thì khi nhìn lại To do list với giờ phút chính xác, với những gì bạn ghi chú khi quan sát thời gian trong ngày của mình thực sự đang làm việc hay lướt fb, tiktok thì bạn sẽ biết điểm cần thay đổi và cải thiện của mình ở đâu. Đó là sự tập trung, sự sao nhãng, hoàn cảnh phát sinh hay bản thân công việc đó đã trở nên phức tạp cần nhiều thời gian để hoàn thành hơn.
Thứ ba việc có thêm mục “Những việc không nên làm” như “Không xem Tikotk, Instagarm trong buổi sáng”, “Không thức đêm cầy Netflix)… giúp bạn tận dụng được những khoảng thời gian còn lại (sau khi trừ đi 8 tiếng ngủ, 8 tiếng đi học, làm việc chất lượng, 2 tiếng đi lại, ăn uống) để đầu tư vào bản thân bằng những lựa chọn đem lại nhiều lợi ích (như đọc, viết, học tiếng Anh, đi cà phê trò chuyện trực tiếp với bạn bè) thay vì tự thưởng cho bạn những giờ phút quý giá đó bằng cách đốt hết vào internet.
Nói chính xác thì bản chất của mục “Những việc không nên làm này” chính là hạn chế truy cập mạng và trải nghiệm các nền tảng internet. Internet không phải là thủ phạm khiến bạn sao nhãng hay không hoàn thành được To do list mỗi ngày, trái lại nếu kiểm soát được thì nó cũng đem tới rất nhiều lợi ích, tuy nhiên nhưng internet là kẻ có sức mạnh và cám dỗ nhất trong việc phá hỏng một ngày tốt đẹp của bạn.
Nếu bạn hỏi tại sao lại cần phải ghi rõ chi tiết ngày giờ trong To do list mỗi ngày mà lại không hoàn thành được 5 hay 6 mục tiêu thì có tác dụng gì không?
Có. Thậm chí là nó giúp ích cho bạn nhiều hơn cả việc bạn hoàn thành To do list, vì chúng ta rút ra nhiều bài học từ thất bại và sai lầm hơn là thành công.
Để biết được bạn sai ở đâu, hay có thể làm tốt hơn ở mức độ nào khi áp dụng To do list mỗi ngày thì cần phải có số liệu và dữ liệu.
Để có được những con số thì bạn phải ghi chép và theo dõi từng giờ từng phút trong ngày của mình, lặp đi lặp lại 365 To do list mỗi ngày như thế trong 1 năm thì bạn sẽ biết tại sao mình không/hay làm được? Bạn sẽ biết thời gian của bạn thực sự được sử dụng vào việc gì? Bạn cũng sẽ biết tại sao sẽ có những ngày bàn làm 12 việc cũng trơn tru nhưng có ngày làm 3 việc trong To do list cũng thấy cạn kiệt năng lượng rồi. Rồi bạn cũng sẽ biết hàng tỷ điều thú vị và thật trăm phần trăm khác nữa thông qua To do list mỗi ngày vì con số không biết nói dối.
KẾT LUẬN RÚT RA
To do list vô dụng nhất là chỉ đơn thuần liệt kê những đầu việc trong ngày.
To do list giống một quá trình liên tục nâng cao hay được tái cấu trúc tuỳ vào năng lực của mỗi người để tăng hay giảm như một biểu đồ tập thể hình hoặc chế độ ăn lành mạnh.
To do list hiệu quả nhất là nên lập theo ngày dựa trên danh sách “Những việc cần làm” ngay từ cuối ngày hôm trước. Còn ngày hôm sau – tức thời điểm To do list là để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên việc phải làm cũng như bỏ bớt việc đầy linh động.
To do list dành cho người mới bắt đầu đừng quá 5 việc phải làm. Dễ dàng nhất để thực hiện To do list mỗi ngày là ban đầu chỉ cần lên tối đa 3 việc cần làm.
To do list mỗi ngày phải có liệt kê thời gian để lấy đó làm cơ sở dữ liệu khi nhìn lại bạn cần biết mình cần phải cải thiện ở đâu, thời gian sử dụng đã hợp lý chưa, hôm nay mình đã tập trung được bao lâu và sao nhãng như thế nào.
Bạn có thể lập To do list trên sổ tay, smartphone, các ứng dụng chuyên nghiệp tuỳ thuộc vào thói quen và sở thích của mình. Mình khuyên là nên lập trên smartphone vì sự tiện ích, cũng như phần nào sẽ hạn chế việc bạn vô thức truy cập internet theo thói quen khi mở máy ra thì ứng dụng có chứa To do list sẽ đập ngay vào mắt. Tất nhiên cách này không phải sẽ hiệu quả với bất cứ ai nếu không có kỷ luật.
Mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn về To do list như một công cụ giúp ích cho việc viết lách, xây dựng thói quen và kiểm soát thời gian như thế nào trong những bài viết sắp tới.
Photos là một To do list mỗi ngày của mình bao gồm những việc phải làm trong ngày, thời gian cụ thể, những việc không nên làm…